1인 회사도 주주총회 의사록과 공증이 필요한가요?

이 글이 적용되는 경우

• 발행주식 전부를 한 사람이 가진 비상장 주식회사가 임원·정관 등 등기사항을 결의하려는 경우
• 자본금 총액 10억원 미만 주식회사가 실제 총회와 서면결의 중 적법한 방식을 고르려는 경우
• 이사가 1명 또는 2명인 소규모 주식회사에서 이사회 의사록이 필요한지 확인하려는 경우
• 법인등기 신청에 첨부할 결의자료와 공증 여부를 사전에 점검하려는 경우

이 글만으로 판단하지 않는 경우

• 유한회사·합명회사·합자회사·유한책임회사 등 주식회사 이외의 회사
• 상장회사 또는 자본시장법상 별도 주주총회 절차가 문제되는 경우
• 주식 소유관계나 주주명부의 진정성에 분쟁이 있는 경우
• 법인등기와 무관한 계약서·위임장 등의 사서증서 인증 문제

1. ‘주주 한 명’과 ‘기관이 하나’는 같은 말이 아닙니다

주주가 한 명이어도 주식회사와 주주는 별개의 주체입니다. 임원 선임, 정관 변경 등 상법이나 정관이 주주총회 권한으로 정한 안건은 대표이사 개인 결재나 구두 메모만으로 처리하지 말고 회사의 결의 형식과 증거를 갖춰야 합니다.

먼저 등기사항증명서·정관·주주명부를 놓고 자본금 총액, 발행주식총수와 의결권, 이사의 수, 감사 유무를 확인합니다. 1인 주주 회사에도 이사가 여러 명일 수 있고, 반대로 주주가 여러 명인 회사에 이사가 한 명일 수도 있으므로 소유구조와 기관구조를 따로 적어야 합니다.

• 정관의 결의기관 조항
• 현재 주주명부와 주식 변동자료
• 자본금 총액
• 이사·감사 수와 대표권 등기

공식 근거: S1 S3

2. 실제 총회를 열었다면 주주총회 의사록을 작성합니다

상법 제373조는 주주총회의 의사에 관하여 의사록을 작성하도록 하고, 의사의 경과요령과 결과를 적어 의장과 출석한 이사가 기명날인 또는 서명하도록 합니다. 1인 주주가 혼자 참석했다는 이유로 결의 안건, 찬성 의결권 수, 결의 결과와 효력발생일을 비워 두어서는 안 됩니다.

그 의사록이 등기신청의 첨부서류가 되면 공증인법 제66조의2에 따른 인증 대상인지 확인합니다. 법문상 자본금 10억원 미만 회사의 예외는 상법 제295조 제1항에 따른 발기설립의 경우 등으로 한정되므로, 이미 설립된 1인 회사의 모든 변경등기 의사록이 소규모라는 이유만으로 당연히 면제된다고 보면 안 됩니다.

• 회의 일시·장소와 의장
• 총주주 수·발행주식총수·출석 의결권
• 안건별 경과와 결과
• 의장·출석이사의 기명날인 또는 서명
• 등기 첨부 시 인증 대상·예외 확인

공식 근거: S2 S6

3. 자본금 10억원 미만 회사는 적법한 서면결의를 검토할 수 있습니다

상법 제363조 제4항부터 제6항에 따르면 자본금 총액이 10억원 미만인 주식회사는 주주 전원의 동의가 있으면 소집절차 없이 총회를 열거나 서면결의로 주주총회 결의를 갈음할 수 있고, 결의 목적사항에 주주 전원이 서면으로 동의한 경우에도 서면결의가 있는 것으로 봅니다. 1인 주주 회사라면 적법한 주주가 누구인지와 의결권을 먼저 확정한 뒤 그 한 사람의 명확한 서면 동의를 남겨야 합니다.

서면결의는 현실에 없었던 회의를 열었다고 꾸미는 방식이 아닙니다. 첫째, 서면결의 방식을 채택하는 데 주주 전원이 동의하고 각 안건의 보통결의·특별결의 등 결의요건을 충족하는 내용의 서면결의서를 작성하는 경로가 있습니다. 둘째, 결의 목적사항 자체에 주주 전원이 서면으로 동의하여 법이 서면결의가 있는 것으로 보는 경로가 있습니다.

대한법무사협회가 2018년 10월호에서 보도한 법원행정처 회신의 일반적인 첨부정보 안내에 따르면, 위 두 경로의 적법한 동의·결의 증명정보와 각 주주의 신고인감·인감증명서, 결의 당시 대표자가 등기소에 제출한 인감을 날인한 주주명부 등 진정성 자료를 갖춘 경우에는 인증받은 실제 총회 의사록을 별도로 첨부하지 않고 그 증명정보로 등기를 신청할 수 있습니다. 이는 상법 제363조와 현행 상업등기규칙 제128조에 따른 등기 첨부정보의 선택에 관한 설명일 뿐, 서면결의의 내부 기록 작성 자체가 불필요하거나 모든 서류가 무조건 공증 면제된다는 뜻은 아닙니다. 대표자 해임·주식 귀속 다툼 등으로 주주명부의 진정성이 의심되거나 법인주주·외국주주 등 특수한 주주가 있으면 최신 개별 사건의 수리가 보장되지 않으므로, 실제 총회 개최와 인증 의사록 제출을 포함해 관할 등기소 기준을 개별 확인해야 합니다.

• 자본금 총액 10억원 미만 여부
• 경로 1: 방식 채택 전원 동의서와 안건별 결의요건을 충족한 서면결의서
• 경로 2: 목적사항 자체에 대한 주주 전원의 서면동의서
• 각 주주의 신고인감·인감증명서
• 대표자 제출인감을 날인한 결의 당시 주주명부
• 분쟁·법인주주·외국주주 등 특수 주주 여부

공식 근거: S1 S7 S10

4. 이사가 1명 또는 2명이면 이사회 의사록부터 다시 판단합니다

자본금 총액이 10억원 미만인 회사는 이사를 1명 또는 2명으로 둘 수 있습니다. 그러나 상법 제383조 제4항과 제6항은 같은 방식으로 작동하지 않습니다. 제4항이 열거한 안건에서는 법문상 ‘이사회’를 ‘주주총회’로 보므로, 예를 들어 제416조 본문의 신주발행 사항은 주주총회 결의 또는 적법한 서면결의 증빙을 준비해야 합니다.

반면 제6항이 열거한 이사회 기능은 각 이사 또는 정관에 따라 대표이사를 정한 경우 그 대표이사가 담당합니다. 예를 들어 제393조 제1항의 지점 설치·이전·폐지는 이 분기에 들어갑니다. 따라서 이사가 1명 또는 2명이라는 이유로 모든 이사회 권한을 이사 개인 결정으로 처리하지 말고, 해당 안건이 제4항과 제6항 중 어디에 열거됐는지 확인해야 합니다.

이사 3명 이상으로 이사회가 구성된 회사라면 이사회 결의가 필요한 안건에 관하여 제391조의3에 맞는 의사록을 작성합니다. 어느 경우든 주주가 한 명인지보다 결의 당시 자본금·이사 수·정관, 해당 안건의 직접 조문과 실제 기관 구성이 문서 선택의 기준입니다.

• 결의일 현재 이사 수
• 제383조 제4항 열거 안건인지 제6항 열거 기능인지
• 신주발행 사항이면 제416조와 주주총회 결의 자료
• 지점 설치·이전·폐지이면 제393조 제1항과 담당 이사의 결정 증명
• 실제 이사회가 있다면 출석 이사·감사와 서명

공식 근거: S3 S4 S5 S9

5. 결의 방식부터 정한 뒤 등기기한과 첨부서류를 역산합니다

임원 변경, 목적 변경, 증자처럼 등기가 필요한 안건은 각 상법 조문이 정한 효력발생일과 등기기한이 다를 수 있습니다. 결의일만 보고 일률적으로 계산하지 말고 취임승낙일, 납입일, 정관상 효력일 등 해당 등기원인의 발생일을 확인해 신청 일정을 잡습니다.

법무사에게 등기 신청서류 작성·제출대행을 맡기는 경우에도 회사는 주주·이사 현황과 결의 사실을 정확히 제공해야 합니다. 접수 전에는 실제 총회 의사록과 공증, 서면결의 증빙, 이사회 의사록 중 서로 맞지 않는 자료가 섞이지 않았는지 최종 점검합니다.

• 결의 대상과 등기원인
• 효력발생일과 법정 등기기한
• 의사록 인증 또는 서면결의 증빙
• 취임승낙·인감증명 등 안건별 첨부서류
• 등록면허세·등기수수료 자료
• 대리 신청 위임장

공식 근거: S6 S7 S8

처리순서

1. 01

   1. 회사 구조 확인

   정관·등기부·주주명부로 자본금, 주주와 의결권, 이사 수를 확인합니다.

2. 02

   2. 결의기관 확인

   안건의 직접 조문을 확인하고, 소규모회사라면 제383조 제4항에 따라 주주총회로 치환되는 안건인지 제6항에 따라 이사가 담당하는 기능인지 구분합니다.

3. 03

   3. 결의 방식 선택

   실제 총회, 전원 동의에 따른 소집절차 생략 총회, 적법한 서면결의 중 하나를 정합니다.

4. 04

   4. 문서 작성

   실제 진행한 절차에 맞춰 의사록 또는 서면결의·동의 증명정보를 작성합니다.

5. 05

   5. 인증·진정성 자료 확인

   실제 총회 의사록의 인증 경로와 두 종류의 서면결의 증명정보 경로를 구별하고, 주주별 인감·인감증명과 결의 당시 주주명부 등 진정성 자료를 점검합니다.

6. 06

   6. 기한 내 신청

   안건별 등기원인 발생일을 확인하여 법정기간 안에 본점 관할 등기소에 신청합니다.

7. 07

   7. 완료 확인

   완료 등기사항증명서를 결의 내용과 대조하고 회사 문서 원본을 보관합니다.

1인·소규모 회사가 구별할 결의 문서

준비서류 체크리스트

자주 묻는 질문